i3p
para Fiscalía y Policía
i3p es una solución para la Administración
de Justicia orientada a aumentar la efectividad, reducir la
retardación de justicia y aumentar la transparencia.
La solución i3p permite realizar un seguimiento de
casos efectivo desde su recepción hasta la resolución.
La solución i3p ofrece los siguientes beneficios a
la Fiscalía y Policía:
• Incremento en la efectividad de los procesos. Un proceso
efectivo es aquel que logra su objetivo a un costo razonable
y en tiempo oportuno.
• Acceso a información de antecedentes de personas
y casos.
• Seguimiento sistematizado de casos.
• Disminuir la retardación de justicia.
• Aumento de la colaboración entre equipos de
trabajo
• Monitoreo de desempeño a través del
uso de indicadores de medición y gestión.
• Reducción en costos
• Aumento en la transparencia de los procesos
NEOTEC ejecuta los proyectos i3 con un enfoque holístico,
estos incluyen: reingeniería de procesos con la metodología
6s (six sigma), una solución de software, educación
continua utilizando e-Learning y un centro de soporte permanente.
Reingeniería
de Procesos
La reingeniería de procesos tiene como propósito
elevar la efectividad en la administración de justicia,
es decir aumentar la tasa de logro de los objetivos (imputaciones,
acusaciones, condenas y sobreseimientos) a un costo y tiempo
razonable. Este proceso está destinado a determinar
qué actividades del proceso producen un valor agregado
o son un requerimiento establecido en las leyes.
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La reingeniería
de procesos trae los siguientes resultados:
1. Aumento en el número de casos exitosamente procesados,
los que traen una imputación, acusación y condena
o un sobreseimiento.
2. Rechazo oportuno de casos menores que no se pueden investigar
por falta de información o participación de
los denunciantes.
3. Reducción del número de casos abiertos.
4. Planificación sistemática de actividades
de investigación y actuaciones judiciales.
5. Inducción de metodología de seguimiento de
casos.
6. Indicadores de desempeño.
7. Metodología de control de desempeño.
8. Inducción de una cultura orientada al desempeño.
9. Eliminación de acciones que no agregan valor al
proceso.
10. Reducción del costo de acciones que son requisitos
legales que aportan poco valor al proceso.
11. Incentiva el trabajo en equipo entre departamentos e instituciones.
La reingeniería del proceso se realiza utilizando
la metodología 6s (Six Sigma), la misma que presenta
las siguientes ventajas sobre los procesos tradicionales
de reingeniería de procesos:
1. La propiedad del proyecto la asume desde un inicio la
institución beneficiaria. Los consultores introducen
el cambio cultural, la metodología, propuestas de
mejora y rediseño de procesos y conducen el proceso
de cambio. Con esta metodología se evitan los riesgos
inherentes a la transferencia de la propiedad de un proyecto
cuando este se concluye.
2. Se crea una cultura de desempeño. El monitoreo
permanente del desempeño se vuelve una actividad
natural de la organización, así como la detección
de nuevas oportunidades de mejora.
3. Se mejoran o rediseñan procesos basados en información
objetiva resultante de medición. Se prioriza la implementación
de las mejoras en las oportunidades que más beneficios
ofrecen.
Existen procesos que se deben mejorar para cumplir con
la ley, por ejemplo se debe mejorar el proceso de imputación
en casos con detenidos debido a que la ley establece que
el detenido debe ser formalmente imputado ante un juez dentro
de las 24 horas de su detención o ser inmediatamente
liberado.
Por otro lado, existen procesos que consumen mucho tiempo
y requieren recursos innecesarios, los cuales pueden ser
mejorados o rediseñados. Cuando los procesos son
evaluados en base a medición es posible enfocar el
esfuerzo de mejora en procesos que tienen un alto impacto
en el procesamiento del caso. De esta manera es posible
rediseñar los procesos que reducirán la retardación
de justicia, el tiempo de investigación y preparación
del caso, y que tendrán un alto impacto en la reducción
de costos operativos.
NEOTEC disminuye el tiempo de logro de resultados de la
reingeniería de procesos introduciendo procedimientos
de éxito probado para la administración de
justicia. Estos procedimientos se localizan y adaptan a
la cultura de la institución, maximizando el incremento
de efectividad y eficiencia y minimizando el tiempo de implementación.
Software
i3p é um sistema de acompanhamento de casos e investigação criminal para a promotoria e a polícia. O sistema implementa o conceito de plataforma de trabalho para a administração de justiça. A plataforma apresenta ao promotor a agenda de audiências, seus casos pendentes e as atividades planificadas sem terminar. O policial tem acesso aos casos abertos designados a ele, as atividades de investigação pendentes e os alertas sobre casos e pessoas que está investigando. A plataforma permite ter acesso a funções de consulta por exemplo os antecedentes de uma pessoa, os casos com certas características em uma zona da cidade.
Antecedentes de Personas
i3p mantiene un registro de las personas relacionadas al
caso, los sospechosos, denunciantes, víctimas y testigos.
La búsqueda de antecedentes de personas utiliza
tecnología de procesamiento del lenguaje natural,
de esta manera cuando se busca a "Juan Francisco Miranda"
se encuentra a los "Paco Miranda" a los "Pancho
Miranda" a los "Juan Miranda"... Los antecedentes
de personas con nombres lingüísticamente relacionados
son encontrados.
Adicionalmente es posible buscar personas por sus características
antropométricas, por el tipo de hecho en el que estuvieron
involucrados y por la zona donde ocurrieron los hechos.
i3 muestra el registro del caso para cada persona involucrada,
esto incluye las actuaciones judiciales, las actividades
de investigación, fichas antropométricas,
fotografías de personas, evidencia y escena del crimen,
información de los restantes participantes en el
caso, y más. El acceso a la información depende
de los derechos asignados al usuario que consulta el sistema.
Cuando se registra una denuncia i3p automáticamente
busca a las personas involucradas en la base de datos, si
encuentra antecedentes muestra los datos y las fotos de
las personas parecidas. Esta función probó
ser de gran utilidad pues permite a la víctima identificar
al agresor inmediatamente y ahorra tiempo y recursos de
investigación.
i3 ofrece al investigador el conjunto completo de hechos
registrados para una persona, independientemente de los
alias que use, la precisión del registro y el lugar
y oficina donde se registró la información.
Imágenes de Sospechosos
i3p registra imágenes de los sospechosos y estas
están disponibles para consulta a todos los usuarios
con acceso a la consulta de antecedentes y a los casos específicos.
Estas imágenes provienen por lo general del proceso
de fichado realizado después del arresto.
La centralización permite al oficial de policía
consultar las imágenes registradas pocos segundos
antes en otra estación de policía a cientos
de kilómetros de distancia.
Antecedentes de Casos
La información de los casos se almacena permanentemente
en la base de datos, esta incluye los datos sobre las personas
involucradas, las actuaciones judiciales, los informes de
investigación, los informes forenses, las actas de
requisa, secuestro, las imágenes de la escena del
crimen y de evidencia, etc.
Es posible buscar casos por tipo de hecho, modus operandi,
zona y fecha.
Los funcionarios de la policía y fiscalía
con los derechos de acceso apropiados pueden consultar todos
los casos registrados en el país, desde cualquier
computador que cuente con el acceso seguro al servidor de
aplicaciones. Es posible relacionar hechos delictivos que
ocurrieron en diferentes lugares del país de manera
inmediata y sin necesidad de consultar múltiples
bases de datos.
Planificación de
Actividades
i3 permite a usuarios asignar actividades en el futuro a
si mismos y a otras personas. Por ejemplo el fiscal puede
solicitar una prueba forense. El forense verá en
su pantalla las solicitudes de exámenes realizadas
para su oficina y registrará en el sistema directamente
el informe respectivo. El policía a cargo del caso
puede solicitar la búsqueda de una persona en diferentes
ciudades, los policías de las divisiones afectadas
en los distritos verán la actividad en sus computadoras
y registrarán el informe del resultado de la actividad
al concluirla.
Existen actividades que se planifican automáticamente,
por ejemplo cuando se recibe una apelación se registra
una actividad automática de respuesta a la apelación
antes de que venza el plazo.
Las normas de ejecución y asignación de actividades
se establecen durante la reingeniería de procesos.
i3 es la herramienta para la implementación efectiva
de estas normas. La ejecución planificada del trabajo,
con priorización de casos y alertas de vencimientos
es una herramienta necesaria para aumentar la efectividad
y la eficiencia.
Reporte de Actividades
i3 mantiene una base de datos de las actividades realizadas
para un caso, esto conduce al archivo electrónico
del caso. Cuando se realiza una actividad de investigación
se registra el informe directamente en el sistema. Cuando
la actividad está concluida esta es accesible a todos
los funcionarios con derechos de acceso al caso. Los fiscales
y policías pueden ver los informes de otros independientemente
del lugar donde se registró la información,
reduciendo costos de comunicaciones y facilitando la colaboración.
Agenda y Notificaciones
El usuario de i3 puede ver el conjunto total de actividades
asignadas a él en el calendario, incluyendo las fechas
para las cuales se espera la ejecución de las actividades
y la prioridad de las mismas. Entre las actividades están
las notificaciones de audiencias, las solicitudes realizadas
por otros y las actividades que él mismo planificó
para el futuro. La agenda de i3 permite al funcionario anticipar
la carga de trabajo y planificar la ejecución de
actividades.
Plantillas de Documentos
i3 ofrece plantillas de documentos por acto procesal, oficina
y funcionario. Las plantillas de documentos promueven la
completitud y la calidad del contenido, mantienen la forma
estándar de la institución y facilitan la
redacción y lectura de documentos. Adicionalmente
las plantillas ayudan a preservar el conocimiento de la
institución.
Informes de Seguimiento
de Casos
Cada usuario tiene una visión completa de las actividades
pendientes asignadas a él con un indicador de prioridad
y la fecha de vencimiento. El jefe de la división
tiene la lista de las actividades asignadas a sus dependientes
así como las completadas y rechazadas. Con esta facilidad
el supervisor puede seguir a detalle el desempeño
de su equipo.
Estadísticas de
Carga Procesal
El usuario puede ver cuantas actividades de cada tipo ha
completado en el mes, cuantas tiene retrasadas, cuántos
casos nuevos ha recibido y cuantos casos ha cerrado. El
usuario puede comparar las estadísticas con la de
los meses anteriores. El usuario puede evaluar su propio
desempeño y compararlo con indicadores clave de la
institución, esta es una importante herramienta de
motivación.
De manera similar el supervisor puede ver estadísticas
por funcionario, grupo, tipo y estado de la actividad, tiempo
de inactividad, número de actuaciones, duración
de las actuaciones por tipo de actuación, oficina
y delito. El sistema muestra estadísticas de casos
ingresados, imputaciones, acusaciones, rechazos, sobreseimientos,
condenas y absoluciones.
Las estadísticas de carga procesal cuentan con un
módulo OLAP (Online Analytical processing) con lo
que el analista puede elegir las variables a visualizar.
Esta es una funcionalidad esencial para evaluar la capacidad
operacional de la institución y para monitorear el
desempeño.
Estadísticas de
Criminalidad
i3 muestra estadísticas de casos por tipo de delito,
sexo y edad del sospechoso y la víctima y por periodo
de tiempo. Estas estadísticas están realizadas
con OLAP (Online Analytical Processing) lo que permite dinámicamente
elegir y combinar las variables a analizar.
Estas estadísticas son útiles para diseñar
políticas de prevención y de interdicción.
Integración
i3 cuenta con un módulo IEI (Inter-Enterprise Integration)
para compartir información selecta con el Poder Judicial.
i3p intercambia de forma nativa información selecta
con un sistema i3c (i3 para Cortes), adicionalmente puede
intercambiar información con otros sistemas bajo
plataformas IEI estándar.
Tecnología
de i3
i3 está desarrollado en Java para la plataforma J2EE.
i3 opera bajo los servidores de aplicaciones J2EE IBM Websphere,
Oracle IAS, BEA WebLogic, Sun Java System Application Server
y el servidor open source Apache Tomcat. i3 opera con las
bases de datos IBM DB2, Oracle y la base de datos open source
MySQL. i3 opera en servidores bajo IBM AIX, Sun Solaris, HP-UX,
Linux y Windows 2000/2003.
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i3 se instala
en un conjunto centralizado de servidores los cuales atienden
los usuarios en las diferentes regiones. El personal de supervisión
y administración de la infraestructura informática
se reduce significativamente frente a una implementación
distribuida con servidores en cada oficina. Por otro lado
los requerimientos de telecomunicaciones de una solución
Web son mucho menores a los requerimientos de los sistemas
cliente-servidor.
i3 es una aplicación Web y puede ser usada desde
cualquier computador que tiene un visualizador para Internet
(Internet Explorer, Firefox, Netscape, etc). Esta característica
permite el uso de i3 desde computadores de tecnología
pasada. i3 se ejecutará con velocidad similar en
un computador con Pentium I, 64MB de RAM y Windows 95 como
en un computador nuevo con Pentium IV, 512MB de RAM y Windows
XP o una iMac G5 nueva, pues la aplicación se ejecuta
en el servidor y no en la estación de trabajo.
El esfuerzo y costo de instalar i3 en una oficina es bajo.
Ese se reduce a instalar un enrutador básico con
capacidad de VPN (red privada virtual) para mantener comunicaciones
seguras con el servidor central.
Se elimina el costo de instalar servidores en cada oficina
y sobretodo el costo de personal de administración
de varios centros de cómputo. Otra ventaja de esta
estrategia es que evitan los procesos de consolidación
de información de múltiples servidores en
un servidor central, procesos intensivos en telecomunicaciones
y recursos humanos para supervisión y resolución
de problemas.
Entrenamiento
La solución i3 incluye el entrenamiento del personal
tanto en la aplicación de los nuevos procesos y procesos
mejorados, como en el monitoreo del desempeño y el
uso de sistema i3. El entrenamiento conduce a la mejora de
la efectividad y a la aceptación del nuevo sistema
de trabajo.
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Los proyectos
i3 introducen dos elementos nuevos en las instituciones:
1. Cultura de desempeño y procesos nuevos.
2. Herramienta de software para apoyo del trabajo diario.
La estrategia de e-Learning maximiza el aprendizaje combinando
cursos presenciales con cursos a distancia.
Los cursos presenciales permiten a los funcionarios discutir
a profundidad temas con otros colegas y el instructor. El
instructor puede adaptarse a las necesidades de aprendizaje
del grupo tanto en la entrega del material como en el desarrollo
de las habilidades requeridas por los estudiantes.
Los cursos a distancia permiten al funcionario adquirir
las habilidades requeridas, en el horario, lugar y la velocidad
elegida por el funcionario. El estudiante puede volver a
cierto tema cuando lo necesite. Adicionalmente un instructor
está disponible de 6AM a 12PM de manera remota.
El ambiente de e-Learning permite monitorear el avance
de los funcionarios, tanto en el resultado de las evaluaciones
como en los cursos tomados por cada uno. También
es posible relacionar los cursos tomados con las mejoras
en los índices de desempeño.
El ambiente e-Learning también facilita la implementación
de contenidos nuevos para la educación continua de
los funcionarios de la institución.
Soporte
El centro de soporte brinda apoyo permanente e inmediato
tanto en la ejecución de procesos de administración
de justicia como en el uso de i3. Un centro de soporte centralizado
brinda este servicio a todos los usuarios mediante mensajería
instantánea, conferencias por computador y acceso remoto
a los equipos.
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El agente de
soporte puede ofrecer documentos con información relevante
al proceso, puede contactar al usuario con otros funcionarios
con experiencia en el proceso y puede guardar su consulta
para posterior resolución. El agente también
puede acceder remotamente al computador del usuario para establecer
con precisión el problema y asistir al usuario en la
solución.
NEOTEC ofrece instalar el centro de soporte para ser operado
por la institución beneficiaria. NEOTEC también
puede instalar y operar el centro de soporte brindando personal
capacitado e infraestructura. Por lo general es más
económico para la institución que NEOTEC opere
el centro de soporte.
Implementación
La implementación de un proyecto i3 incluye la reingeniería
de procesos utilizando 6s, la personalización de i3,
la capacitación de usuarios, la instalación
del centro de soporte, la instalación de la infraestructura
informática y la gerencia del proyecto.
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Durante la fase de planificación y diseño
del proyecto se establecen los principales procesos que
se analizarán durante el proceso de reingeniería
y las necesidades de infraestructura informática
de la institución. También se establecen los
requerimientos de recursos humanos para soporte. En esta
fase también se recaban los requisitos de personalización
de i3 y del material de capacitación.
Durante la fase de preparación se analizan los principales
procesos, se diseñan nuevos procesos y se ajustan
los existentes, se establecen los indicadores de desempeño
y los procedimientos de medición, simultáneamente
se desarrolla la personalización de i3 y se instala
y configura la infraestructura informática.
La fase de implementación comienza con la capacitación
del personal de la institución y simultáneamente
se introduce i3. Los nuevos procesos se ejecutan directamente
con la ayuda de i3. Esta fase termina con la primera evaluación
de desempeño con los nuevos procesos en ejecución.
En la fase de entrega se realiza la revisión del
cumplimiento de los objetivos del proyecto, se revisan las
entregas parciales y se produce la aceptación final.
La gerencia del proyecto es realizada por un gerente de
proyecto que mantiene la certificación PMP (Project
Management Professional) del PMI (Project Management Institute).
La metodología de gerencia de proyectos del PMI facilita
lograr los objetivos en el tiempo y al costo planificado,
mejora las comunicaciones entre participantes, permite mitigar
el efecto de riesgos oportunamente y procura un mejor manejo
de la calidad.
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